Arhiv za mesec Oktober 2009

Naredimo si bazo poslovnih partnerjev (2. del)

Dodaj komentar 8.10.2009 PikiJapok

Za začetek se bomo lotili poslovnih partnerjev. Naše poslovanje je predvsem odvisno od odnosa z njimi, zato bomo naš mini informacijski sistem zasnovali tako, da bodo v središču le – tega. Izdelali bomo torej nekaj, kar bo dišalo po CRM (Customer Relationship Management) sistemu, torej po slovensko – sistemu za upravljanje odnosov s strankami.

Analiza potreb

Najprej se moramo odločiti, katere podatke o naših strankah potrebujemo. Zato si bomo izdelali seznam, v katerem bomo opredelili osnovne atribute, ki jih bomo o naših strankah zbirali.

  • Naziv
    • popolni
    • kratki
  • Naslov
    • primarni
    • sekundarni
  • Kontaktni podatki
    • telefon
    • faks
    • elektronska pošta
    • spletna stran
    • kontaktne osebe
  • Administrativni podatki
    • matična številka
    • davčna številka / zavezanec za DDV
    • lastništvo
    • velikost
  • Podatki o bančnih računih
  • Podatki o tipu partnerja
    • razmerje
    • panoga / dejavnost
  • Interni podatki
    • ocena
    • opis in zaznamki

Sedaj smo pripravljeni za izdelavo tabel za našo bazo poslovnih partnerjev. Zgoraj naštete atribute bomo poskusili spraviti v čisto prave tabele, v katerih bodo našeti atributi nastopali (predvsem) kot stolpci. Za začetek pa premislimo, koliko tabel v resnici potrebujemo.

Vsekakor potrebujemo tabelo poslovnih partnerjev. Ker se lahko zgodi, da pri posameznem poslovnem partnerju komuniciramo z več ljudmi, potrebujemo tudi tabelo kontaktnih oseb. Posamezni poslovni partner ima lahko več bančnih računov, zato bomo tudi za ta namen ustvarili tabelo bančnih računov. Partnerja bomo opredelili z razmerjem do nas (npr. dobavitelj, kupec, itd.) zato bomo ustvarili tudi tabelo razmerje, ki nam bo služila za enolično označevanje razmerij s poslovnim partnerjem. Enako kot za razmerje velja tudi za panogo, oz. dejavnost, s katero se posamezni poslovni partner ukvarja. K temu dodajmo še tabeli Pošt in velikostnih redov podjetja.

Tako na hitro lahko sklenemo, da za začetek potrebujemo sledeče tabele:

  • Poslovni partner bo tabela, v katero bomo zapisovali osnovne parametre poslovnega partnerja.
  • Kontaktna oseba bo tabela, v katero bomo zapisovali podatke o lastnostih posamezne kontaktne osebe poslovnega partnerja
  • Bančni račun bo tabela, v katero bomo zapisovali podatke o bančnih računih
  • Razmerje bo tabela, v katero bomo zapisovali možna razmerja s poslovnim partnerjem (npr. dobavitelj, kupec, konkurent, itd.)
  • Dejavnost bo tabela,  v katero bomo zapisovali dejavnosti, s katerimi se naši poslovni partnerji lahko ukvarjajo (lahko bi npr. uporabili kar SKD – ali pa bi oblikovali popolnoma svoj šifrant)
  • Velikost bo tabela, v katero bomo dali šifrant velikostnih redov podjetja (mikro, majhno, srednje in veliko)
  • Pošta bo tabela, v kateri bomo imeli spravljen seznam pošt

Kreiranje tabel in postavljanje relacij med njimi

Tabelo v FileMaker Pro ustvarimo tako, da na zaslon prikličemo okno za upravljanje z zbirko podatkov. To storimo tako, da pritisnemo kombinacijo tipk [Ctrl] + [Shift] + [D] ali pa v menijski vrstici sledimo menijem File -> Manage -> Database. Tabelo ustvarimo tako, da izbelemo zavihek Tables in v polje Table name vnesemo željeno ime tabele in kliknemo na gumb [Create].

Tabele 1
Seznam tabel v urejevalniku zbirke podatkov

Ko imamo tabele ustvarjene je čas, da določimo polja v njih. Z dvoklikom na tabelo se pomaknemo na zavihek Fields, kjer lahko tabelam določamo in urejamo polja. Polja določamo na podobno enostaven način, kot to velja za tabele. V vnosno polje vnesemo naziv polj, izberemo tip polja in kliknemo na gumb [Create].

Podrobneje si bomo ogledali kreiranje polj tabele Poslovni Partner, nato pa bomo po enakem vzorcu ustvarili tudi polja v ostalih tabelah. Definicijo tabele Poslovni partner si lahko ogledamo tukaj.

Med delom zgleda tabela nekako tako, kot je prikazano na spodnji sliki. Z dvoklikom na posamezno polje se odpre pogovorno okno, za nastavljanje lastnosti polja. V tabeli zgoraj je prikazano, kaj vse je nastavljeno na vsakem izmed njih v stolpcu Opis. Opis je sestavljen po sklopih, enako kot so postavljeni zavihki v pogovornem oknu.

V orodju FileMaker Pro dodamo polje tako, da v zavihku Fieds v spustnem seznamu zgoraj izberemo, katero tabelo želimo urejati in v vnosno vrstico označeno z oznako Field name vpišemo željeno ime polja, izberemo podatkovni tip polja v spustnem seznamu na desni in na koncu kliknemo na gumb [Create]. Polje se pojavi v seznamu polj. S tehniko “povleci in spusti” lahko polje postavimo na ustrezno mesto (preuredimo vrstni red polj).

Če želimo v orodju FileMaker Pro iz kateregakoli razloga spremeniti ime polja, oz. podatkovni tip polja, se z miško postavimo nanj, opravimo željene spremembe in nato spremembe potrimo s klikom na gumb [Change]. Sprememba podatkovnega tipa polja tabeli, ki je že napolnjena s podatki je lahko usodno za podatke!

poslovni-partner
Polja tabele poslovni partner (med delom)

Za podrobnejše urejanje polja v orodju FileMaker Pro dvokliknemo nanj, oz. ga izberemo (označimo) in z miško kliknemo na gumb [Options]. Odpre se nam pogovorno okno, v katerem lahko določimo dodatne podrobne nastavitve za izbrano polje. Določimo lahko parametre za samodejno predizpolnjenje polja, parametre za ugotavljanje veljavnosti vnosa v polje in nastavitve shranjevanja (indeksiranja).

Urejanje polja - zavihek "Auto Enter"

Urejanje polja - zavihek "Auto Enter"

Urejanje polja - zavihek "Validation"

Urejanje polja - zavihek "Validation"

Urejanje polja - zavihek "Storage"

Urejanje polja - zavihek "Storage"

Na enak način definiramo vsa ostala polja, skladno z navodili v opisu tabele, ki smo si ga ogledali že predhodno. Nato se lotimo še preostalih tabel, ki smo jih ustvarili. Najprej si poglejmo, kako bomo določili polja za preostale tabele, nato pa jih bomo še ustvarili in določili v podatkovni zbirki.

  • Definicija tabele Poslovni Partner se nahaja tukaj
  • Definicija tabele Kontaktna Oseba se nahaja tukaj
  • Definicija tabele Bančni račun se nahaja tukaj

Ko so tabele ustvarjene, je naslednji korak definicija relacij (povezav) med temi tabelami. Naša osnovna tabela je Poslovni Partner, zato se bomo ustvarjanja relacij lotili iz nje.

V osnovi poznamo tri tipe relacij med tabelami:

  • relacija ena : ena predstavlja situacijo, ko obstajata dve tabeli v katerih je v vsaki posamezen zapis prisoten po enkrat
  • relacija ena : mnogo predstavlja situacijo, ko za en zapis v prvi tabeli obstaja več zapisov v drugi tabeli (npr. Dokument in Postavke dokumenta)
  • relacija mnogo : mnogo se sicer uporablja v besednjaku, vendar pa v praksi ne nastopa. Za takšne namene se kreira t.i. vmesno tabelo, ki je z prvo in drugo v relaciji mnogo : ena.

Naš relacijski model zgleda sedaj nekako tako:

relacije-1
Diagram relacij med tabelami

Kot zanimivost lahko vidimo, kako smo tabelo Pošta uporabili kar štiri krat, dva krat pri poslovnem partnerju in dva krat pri kontaktni osebi. Da bi vedeli, na kateri izvod tabele se v nekem trenutku sklicujemo (kateri naziv pošte prikazujemo), smo v relacijskem modelu vsak izvod (več krat uporabljene) tabele poimenovali drugače.

Priprava uporabniškega vmesnika

Sedaj, ko imamo pripravljene tabele in definirane relacije med njimi, se lahko lotimo izdelave uporabniškega vmesnika, torej okna s katerim bomo delali pri vnosu podatkov v naš informacijski sistem. Omeniti velja, da FMP sicer že pripravi osnovna okna za vnos podatkov, vendar pa to za nas ni čisto uporabno. Vseeno pa bomo zasledovali pravilo čim manj kompliciranja in se bomo posvetili predvsem funkcionalnosti in uporabnosti naše rešitve, estetiko pa bomo porinili v drugi plan. Tako za boljšo predstavo bomo najprej pogledali, kaj bomo šele naredili – šele nato bomo šli v razlago.

layout-1

Izgled obrazca za vnos poslovnega partnerja

Obračun časa

Na koncu vsakega dela bomo naredili še približen obračun časa in poskusili opredeliti strošek izvedbe posamezne faze. Za osnovo urne postavke bomo vzeli približek 8,50 €, kar je približna urna postavka preračunana iz povprečne slovenske bruto plače.

Naziv Čas EUR
Analiza problema 1,0 8,50
Urejanje podatkovne zbirke 3,0 25,50
Izdelava zaslona za vnos/urejanje posl. partnerja 2,0 17,00
Izdelava zaslona za prikas seznama posl. partnerjev 2,0 17,00
Izdelava zaslona za vnos/urejanje kontakt. os. 2,0 17,00
Izdelava zaslona za prikas seznama kontakt. os. 2,0 17,00
Izdelava zaslona za prikaz/urejanje seznama dejavnosti 0,5 4,25
Izdelava zaslona za prikaz/urejanje seznama razmerij 0,5 4,25
Izdelava zaslona za prikaz/urejanje seznama pošt 0,5 4,25
Izdelava zaslona za prikaz/urejanje seznama ocen 0,5 4,25
Določanje odzivanja na klike miške za vse zaslone 4,0 34,00
TOTAL: 18,0 153,00
  • Share/Bookmark

Kategorija: ... moj Mini IS, FileMaker Pro, Naredi si sam, Računalništvo


Zadnji komentarji

    PikiJapok

    Sem čisto povprečen moški. Vse kar potrebujem, da sem srečen je lepa ženska, prijeten ambijent, vonj po bencinu, dober razgled in okusna hrana...